Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

88. Katra uzskaites saraksta beigās izveido kopsavilkuma ierakstu, norādot kopējo glabājamo vienību skaitu uzskaites sarakstā un glabājamo vienību numerācijas īpatnības (piemēram, litera numuri, izlaistie numuri).

89. Ja institūcija nenodod Latvijas Nacionālajam arhīvam elektroniskos dokumentus pakotnēs vai ar Latvijas Nacionālā arhīva saskaņotu shēmu XML formātā, shēmā iekļaujamo informāciju institūcija saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu, nodrošinot savietojamību ar Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu.

90. Institūcija, veidojot arhīviskā apraksta shēmu un arhīvisko aprakstu, aprakstīšanu veic vienā no trim veidiem:

90.1. Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā;

90.2. institūcijas informācijas sistēmā, kas nodrošina dokumentu aprakstīšanu, ievērojot šādas prasības:

90.2.1. no sistēmas iespējams izgūt visu nepieciešamo informāciju par katru aprakstīšanas līmeni un glabājamo vienību;

90.2.2. apraksti tiek izgūti elektroniskā formā (datu struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu);

90.3. izklājlapās (izklājlapu formu un saturu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu).

91. Aprakstīšanu var veikt visiem institūcijas arhīva fonda dokumentiem vai atsevišķai apraksta vienībai – apakšfondam, sērijai vai tās apakšlīmenim, ja ir saskaņota arhīviskā apraksta shēma.

92. Uzziņu sistēmu nākamajam aprakstīšanas periodam veido saskaņā ar iepriekš saskaņoto aprakstīšanas shēmu, ja nepieciešams, izdarot aprakstīšanas shēmā grozījumus un saskaņojot tos ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

93. Arhīviskajā aprakstā katrai apraksta sadaļai (fondam, apakšfondam, sērijas līmeņa vai sērijas apakšlīmeņa aprakstam) norāda izstrādātāju (amats, vārds, uzvārds). Ja minētos dokumentus neiesniedz Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, visas arhīviskā apraksta sadaļas un uzskaites sarakstus par vienu periodu var parakstīt ar vienu drošu elektronisko parakstu, kas satur laika zīmogu. Ja aprakstīšanu veic saskaņā ar līgumu, norāda institūciju vai privātpersonu, kas veic aprakstīšanu.

94. Institūcijas uzziņu sistēmu (arhīviskā apraksta shēmu, arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus) elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja aprakstīšana netiek veikta Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, uzziņu sistēmu sagatavo un iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam saskaņošanai elektroniski izklājlapās. Izklājlapu paraugi un to lauku apraksti pieejami Latvijas Nacionālā arhīva oficiālajā tīmekļvietnē.

95. Latvijas Nacionālais arhīvs, saskaņojot uzziņu sistēmu (arhīviskā apraksta shēmu, arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus), izvērtē:

95.1. aprakstīšanas principu pēctecību, lietderību un pārskatāmību;

95.2. iespējas iekļaut aprakstus un tajos ietverto informāciju Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā.

96. Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par uzziņu sistēmas saskaņošanu vai par atteikumu saskaņot uzziņu sistēmu.

97. Ja pēc uzziņu sistēmas saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu institūcija uzziņu sistēmā labo tehniskas vai acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas, veiktos labojumus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

5.5. Personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem pārvaldības kārtība institūcijās

98. Personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu institūcija reģistrē paziņojumu reģistrā. Paziņojumu reģistra pārzinis un turētājs ir institūcija, uz kuru attiecināms personas paziņojums par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu.

99. Institūcija paziņojumu reģistrā iekļauj šādas ziņas:

99.1. datu subjekta vārds, uzvārds, pilns dzimšanas datums un personas kods (ja nav personas koda, norāda ziņas, pēc kurām datu subjektu var identificēt dokumentos);

99.2. datu subjekta sniegtās ziņas par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī papildinātie personas dati;

99.3. datums, kad parakstīts paziņojums par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem;

99.4. datu subjekta paziņojuma par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem iesniedzējs (datu subjekta vārds un uzvārds vai, ja paziņojuma atvasinājums saņemts no Latvijas Nacionālā arhīva vai citas institūcijas, iesniedzēja nosaukums, no kura saņemts datu subjekta paziņojuma atvasinājums) un saņemšanas datums institūcijā.

100. Paziņojumu reģistrā iekļautās ziņas institūcija izsniedz personai, kura izmanto tos arhīviski vērtīgos dokumentus, kas satur informāciju par attiecīgo datu subjektu.

101. Personai, kura izmanto arhīviski vērtīgos dokumentus, kuros ir informācija par attiecīgo datu subjektu, institūcija no paziņojumu reģistra sniedz šādas ziņas:

101.1. datu subjekta vārds, uzvārds;

101.2. datu subjekta sniegtās ziņas par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem un papildinātajiem personas datiem;

101.3. datums, kad parakstīts paziņojums par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem.

102. Ja saņemtajā paziņojumā par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu ir norādīts, ka tas ir attiecināms uz vēl kādu konkrētu institūciju vai Latvijas Nacionālo arhīvu, vai to konstatē pati institūcija, saņemtā paziņojuma atvasinājumu elektroniski nosūta attiecīgajai institūcijai vai Latvijas Nacionālajam arhīvam.

103. Paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu un paziņojumu reģistra datus glabā pastāvīgi.

6. Dokumentu iznīcināšanas kārtība

104. Par dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai (5. pielikums). Aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai elektroniski saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai var neizstrādāt, ja elektroniski radīto dokumentu automātiska iznīcināšana (dzēšana) konkrētam dokumentu veidam informācijas sistēmā ir noteikta ārējā normatīvajā aktā vai institūcija, ieviešot automātisku datu iznīcināšanu un nosakot iznīcināšanas termiņu, to ir saskaņojusi ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

105. Aktā par dokumentu atlasi iznīcināšanai vienāda veida dokumentu un lietu nosaukumus ieraksta tikai vienu reizi, norādot to datējumu un kopskaitu.

106. Izskatot aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai, ekspertu komisija vai šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minētā persona:

106.1. pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;

106.2. salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.

107. Latvijas Nacionālais arhīvs izvērtē, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi ilgstoši glabājamiem dokumentiem, kā arī vai aktā starp īslaicīgi glabājamiem dokumentiem nav iekļauti ilgstoši glabājamie vai pastāvīgi glabājamie dokumenti, un pieņem lēmumu saskaņot aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai vai atteikt tā saskaņošanu.

108. Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu.

109. Pēc dokumentu iznīcināšanas institūcija aktā par dokumentu atlasi iznīcināšanai izdara atzīmi par to iznīcināšanu vai aktam pievieno dokumentu, kas satur informāciju par dokumentu iznīcināšanu.

7. Institūcijas arhīvs un dokumentu uzskaite arhīvā

110. Sakārtotos un aprakstītos dokumentus glabā institūcijas arhīvā, Latvijas Nacionālajā arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

111. Institūcijas arhīvam ir šādas funkcijas:

111.1. dokumentu pieņemšana;

111.2. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu uzskaites nodrošināšana;

111.3. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu pieejamības un izmantošanas nodrošināšana (tai skaitā uzziņu sistēmas veidošana, izziņu un dokumentu atvasinājumu sagatavošana, dokumentu izsniegšana izmantošanai institūcijā);

111.4. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu saglabāšanas nodrošināšana;

111.5. citas iekšējos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas.

112. Dokumentu uzskaiti veic, lai nodrošinātu informāciju par arhīva dokumentu sastāvu un skaitu. Uzskaites pamatvienības ir arhīva fonds un glabājamā vienība.

113. Uzskaites dokumenti institūcijas arhīvā ir:

113.1. arhīviskais apraksts un uzskaites saraksti;

113.2. akti par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi;

113.3. citi dokumenti par arhīva dokumentu sastāvu, tā skaitliskajām izmaiņām, par arhīva fondiem un glabāšanas vietām.

114. Institūcijas arhīva fondam veido arhīva fonda lietu, kurā dokumentus grupē trijās daļās:

114.1. pirmajā daļā apkopo dokumentus par arhīva fonda sastāvu un apjomu (piemēram, arhīviskos aprakstus, uzskaites sarakstus, aktus par iztrūkstošajiem dokumentiem);

114.2. otrajā daļā apkopo dokumentus par institūcijas arhīva fonda pārvaldību (piemēram, aktus par dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā, aktus, kas apliecina dokumentu nodošanu un pieņemšanu personāla maiņas gadījumā, aktus par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudēm);

114.3. trešajā daļā apkopo aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai.

115. Dokumentus arhīva fonda lietas katrā daļā grupē hronoloģiskā secībā. Fonda lietu glabā līdz arhīva fonda slēgšanai un kopā ar pastāvīgi glabājamiem dokumentiem nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā.

8. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude, dokumentu izmantošana

116. Lai nodrošinātu institūcijas pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu kontroli, laikus konstatētu dokumentu iztrūkumu un iespējamos bojājumus, institūcija regulāri veic esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Minēto pārbaudi var apvienot ar citiem darbiem, piemēram, ar dokumentu atputekļošanu, sagatavošanu skenēšanai, nolasāmības pārbaudi.

117. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi institūcijas arhīvā veic pabeigtām un aprakstītām lietām ne retāk kā reizi astoņos gados. Ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 50 000 glabājamo vienību, pārbaudi veic ne retāk kā reizi 12 gados, bet, ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 200 000 glabājamo vienību, pārbaudes biežumu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

118. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa papildu pārbaudi veic:

118.1. dokumentiem, kurus sagatavo nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā;

118.2. pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu vai elektronisko dokumentu migrācijas uz citu informācijas sistēmu;

118.3. pēc ugunsgrēka, applūšanas vai citām ārkārtas situācijām, kā arī pēc nepiederošas personas neatļautas iekļūšanas arhīvglabātavā;

118.4. mainoties arhīva vadītājam vai par arhīvu atbildīgajai personai (ja institūcijas arhīvā ir liels dokumentu apjoms, papildu pārbaudi var veikt izlases kārtībā);

118.5. ja institūciju likvidē vai reorganizē:

118.5.1. ja institūcijai nav tiesību un saistību pārņēmēja, tā veic visu glabāšanā esošo dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajā arhīvā;

118.5.2. ja institūcijai ir norīkots likvidators vai tai ir tiesību un saistību pārņēmējs, kuram tiek nodoti institūcijas arhīva dokumenti, esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic komisija kopā ar likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas pārstāvjiem un likvidatora vai tiesību un saistību pārņēmēja pārstāvjiem, noformējot nodošanas un pieņemšanas aktu.

119. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic šādā kārtībā:

119.1. izskata iepriekšējo esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu dokumentus, ja tādas ir veiktas;

119.2. salīdzina uzskaites kodus un nosaukumus uzskaites sarakstos ar uzskaites kodiem un nosaukumiem uz lietām. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nosaukumus un kontrolsummu atbilstību šo noteikumu 89. un 123. punktā minētajām prasībām.

120. Ja uzskaites sarakstu nav, dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic, par pamatu ņemot dokumentu klasifikācijas shēmu attiecīgajam gadam vai citu dokumentu, kurā izveidotās lietas ir uzskaitītas saskaņā ar šo noteikumu 43. punktu.

121. Izmantošanai izsniegto lietu esību pārbauda, par pamatu ņemot izsniegšanas dokumentus (piemēram, reģistru, žurnālu).

122. Papīra dokumentu fizisko stāvokli nosaka vizuāli.

123. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nolasāmību – veic datņu kontrolsummu ģenerēšanu atbilstoši definēto kontrolsummu algoritmiem un ģenerēto kontrolsummu salīdzināšanu fiksētajām kontrolsummām.

124. Visus konstatētos trūkumus atzīmē dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes aktā (6. pielikums). Pēc esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes beigām izdara izmaiņas uzskaites dokumentos, noformējot attiecīgus aktus (piemēram, par tehniskām kļūdām uzskaites sarakstos, atrastām lietām), un aktus vai to kopijas elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā.

125. Veicot dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, nodrošina plauktos novietoto lietu kārtību, novieto vietā pārbaudes laikā atrastās nepareizi novietotās lietas, izņem un atsevišķi novieto bojātās lietas, ja tās apdraud blakus esošās lietas, un veic pasākumus bojājumu novēršanai, konsultējoties ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

126. Ja pārbaudes gaitā atklāts dokumentu iztrūkums, organizē dokumentu meklēšanu.

127. Ja dokumentu iztrūkumu atklāj, veicot citus darbus, noformē aktu par iztrūkstošajiem dokumentiem (7. pielikums) un organizē dokumentu meklēšanu.

128. Meklējot iztrūkstošos dokumentus, izskata arhīva fonda lietu, pārbauda lietu izsniegšanas dokumentus, auditācijas pierakstus, organizē iztrūkstošo lietu meklēšanu struktūrvienībās (pie darbiniekiem), kur šīs lietas veidotas vai izmantotas, pārbauda citus arhīva fondus, ja institūcijas arhīvā tādi glabājas.

129. Meklēšanas procesā atrastās lietas novieto atpakaļ to glabāšanas vietā. Atrastos elektroniskos dokumentus, kas saglabāti datņu serveros, reģistros vai datubāzēs uz serveriem, izvieto datņu servera noteiktā direktorijā saskaņā ar institūcijas noteikto kārtību. Reģistros un datubāzēs atrastos elektroniskos dokumentus piesaista atbilstošajam reģistram vai datubāzes ierakstam.

130. Meklēšanas procesā neatrastās lietas uzskaita aktā par neatrastiem dokumentiem (8. pielikums), norādot attiecīgo dokumentu iespējamos zuduma iemeslus, kā arī citus dokumentus, kuri daļēji var kompensēt zudušā dokumenta informāciju.

131. Pēc visu meklēšanas iespēju izmantošanas dokumenta meklēšanas rezultātus attiecīgajā arhīva fondā apkopo aktā par dokumentu meklēšanas izbeigšanu (9. pielikums).

132. Bojātiem dokumentiem pēc konsultēšanās ar Latvijas Nacionālo arhīvu bojājumus novērš.

133. Ja dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes gaitā konstatē dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātus dokumentus, t. i., dokumentus ar smagiem fiziskiem bojājumiem un nenolasāmu informāciju, noformē aktu par dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem (10. pielikums).

134. Neglābjami bojātos un meklēšanas procesā neatrastos dokumentus, kas iekļauti nacionālajā dokumentārajā mantojumā, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izslēdz no nacionālā dokumentārā mantojuma.

135. Dokumentus izsniedz izmantošanai, ievērojot Arhīvu likuma 12. un 13. panta nosacījumus. Izsniedzot izmantošanai dokumentus, dokumentu izmantošanu reģistrē institūcijā noteiktajā kārtībā.

136. Izziņas izstrādāšanai izmanto tikai dokumenta oriģinālu vai tā atvasinājumu, ja tas izstrādāts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

137. Izziņas teksta beigās norāda izziņā ietvertā satura pamatojumu – atsauci uz izmantotajiem dokumentiem. Aprakstītajiem dokumentiem norāda uzskaites kodu.

9. Tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos

9.1. Arhīvglabātavu veidošana

138. Lai saglabātu dokumentus, institūcija veido arhīvglabātavu vai slēdz līgumu ar attiecīgu pakalpojumu sniedzēju par dokumentu saglabāšanu.

139. Arhīvglabātavu var neveidot:

139.1. ja arhīviski vērtīgo dokumentu kopapjoms nepārsniedz 1000 lietu;

139.2. īslaicīgi glabājamiem dokumentiem;

139.3. analogiem audiovizuālajiem, fotodokumentiem un skaņas dokumentiem.

140. Dokumentus, kuriem nav izveidota arhīvglabātava, glabā slēdzamos skapjos tādās telpās, kas nav pieejamas institūcijas apmeklētājiem un kurās ir informācijas nesējam atbilstošs mikroklimats.

141. Atkarībā no arhīvā glabājamo dokumentu apjoma un sastāva institūcija veido vienu vai vairākas arhīvglabātavas. Vairākas arhīvglabātavas veido:

141.1. ja institūcija arhīvā glabā dokumentus dažādos informācijas nesējos, kuru optimālie glabāšanas apstākļi atšķiras vairāk par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma;

141.2. ja nepieciešamā platība arhīvglabātavai pārsniedz 200 m2;

141.3. ja nepieciešams nošķirt ierobežotas pieejamības dokumentus.

142. Arhīvglabātavas telpas ir atdalītas no apmeklētājiem pieejamām telpām. Arhīvglabātavas telpas ir nodrošinātas pret jebkāda veida neatļautu iekļūšanu, dokumentu tīšu bojāšanu un neatļautu iegūšanu. Arhīvglabātavās nodrošina apsardzes un ugunsdrošības signalizāciju.

143. Arhīvglabātavā veic tikai tādas darbības, kas saistītas ar dokumentu izvietošanu, pārvietošanu, kartonēšanu (dokumentu ievietošanu glabāšanas palīglīdzekļos, piemēram, kārbās, mapēs) un ar esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Aizliegts apvienot arhīvglabātavu ar darba telpu.

144. Izstrādājot civilās aizsardzības plānus, ugunsdrošības instrukcijas un līdzīgus dokumentus, tajos iekļauj pasākumus institūcijas arhīva aizsardzībai un evakuācijai, nosakot prioritātes noteiktu dokumentu grupu glābšanai.

145. Arhīvglabātavas nedrīkst apvienot ar laboratoriju, ražošanas, noliktavu un citu veidu telpām, kurās glabā pārtikas produktus vai ķīmiskās vielas, un tām nedrīkst būt kopēja ventilācijas sistēma. Ja arhīvglabātavās ir gāzes, apkures, ūdensvada vai kanalizācijas caurules, veic pasākumus iespējamā apdraudējuma novēršanai.

146. Konstruējot arhīvglabātavu grīdas un starpstāvu pārsegumus, ņem vērā arhīva dokumentu svaru. Strukturālo inženiertehnisko risinājumu izstrādā, ņemot vērā arhīvglabātavu izvietojumu un paredzamo noslogojumu. Pārseguma slodzes izturība atkarībā no plauktu tipa un augstuma ir ne mazāka kā 800 kg/m2 stacionārajiem plauktiem un 1200–2400 kg/m2 kompaktajiem (mobilajiem) plauktiem. Grīdām izmanto antistatiskus un antiseptiskus pārklājumus, lai tās būtu viegli kopjamas.

9.2. Prasības arhīvglabātavu mikroklimatam, higiēnai un aprīkojumam

147. Arhīvglabātavā nodrošina informācijas nesējam atbilstošu mikroklimatu, ņemot vērā šo noteikumu 11. pielikumā minētos glabāšanas apstākļus.

148. Lai nodrošinātu stabilu mikroklimatu, iekšējai apdarei izmanto materiālus ar termisko un higroskopisko kapacitāti, kas neizdala kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas.

149. Papildu drošībai un stabilam mikroklimatam, kā arī lai pasargātu dokumentus no gaismas iedarbības, arhīvglabātavas veido bez logiem ar dabisko vai piespiedu ventilāciju, nodrošinot gaisa apmaiņu. Ja nav iespējams izveidot arhīvglabātavas bez logiem, veic pasākumus dokumentu aizsardzībai pret gaismu (piemēram, uzstāda slēģus, speciālus pārklājumus uz logu stikliem vai blīvus aizkarus). Lai dokumentus pasargātu no gaismas iedarbības, tos var glabāt arī slēgtos skapjos, slēgta tipa plauktos, saiņos, kārbās vai konteineros, kā arī novietojot sastatņu plauktus perpendikulāri logiem.

150. Lai kontrolētu temperatūru un relatīvo gaisa mitrumu, arhīvglabātavā uzstāda mēriekārtas. Mēriekārtas uzstāda galvenajā ejā pie plauktiem un vietās, kur mikroklimats var būtiski atšķirties (piemēram, pie ventilācijas lūkām, apkures ierīču tuvumā, pie ārsienām).

151. Regulāri seko mēriekārtu rādījumiem un, ja konstatē mikroklimata svārstības un novirzes no normas par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma, veic pasākumus mikroklimata stabilizācijai.

152. Pēc mēriekārtas garantijas termiņa beigām institūcija reizi gadā pārbauda arhīvglabātavu mēriekārtu precizitāti, salīdzinot to rādījumus.

153. Arhīvglabātavai nodrošina vismaz divu stundu ugunsizturību.

154. Arhīvglabātavās izmanto slēgta tipa elektroinstalāciju. Pārnēsājamo elektroierīču (piemēram, putekļusūcēju, gaisa atmitrinātāju) vadiem ir gumijas izolācija. Elektropievades un elektroinstalācijas kontaktligzdas ir hermētiski noslēgtas.

155. Arhīvglabātavas uztur kārtībā, nepieļaujot pelējuma, insektu un grauzēju invāziju un putekļu uzkrāšanos.

156. Atklājot glabātavā pelējumu, kukaiņus vai grauzējus, nekavējoties veic drošības pasākumus, lai tos likvidētu. Inficētos dokumentus izolē.

157. Dezinfekcijai izmanto dezinfekcijas līdzekļus, kas neizdala dokumentiem un cilvēku veselībai kaitīgas vielas. Pirms to lietošanas konsultējas ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem.

158. Arhīvglabātavu aprīko ar sastatņu plauktiem (stacionārajiem vai mobilajiem), slēgtiem skapjiem vai seifiem (turpmāk – glabāšanas aprīkojums). Glabāšanas aprīkojums ir no metāla vai cita dokumentiem nekaitīga materiāla, kas neizdala kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas (piemēram, peroksīdus, oksīdus).

159. Dokumentus uz magnētiskajiem nesējiem neglabā plauktos, kuri izgatavoti no materiāliem, kuriem piemīt magnētiskās īpašības.

9.3. Dokumentu glabāšana

160. Īslaicīgi glabājamos dokumentus glabā atsevišķi no pastāvīgi glabājamiem dokumentiem un ilgstoši glabājamiem dokumentiem.

161. Kārbas, konteinerus, aploksnes, karšu turētājus, balstus un glabāšanas aprīkojumu, ko izmanto dokumentu glabāšanai, izgatavo no materiāla, kas nav kaitīgs dokumentiem. Piemērotākie materiāli ir:

161.1. kārbām, aploksnēm un vākiem – papīrs un kartons, kuram ir 100 % balinātā celuloze, pH robežās 7,5–9,5, sārmu rezerve vismaz 2 % un nav pievienotas makulatūras vai kokmasas šķiedras;

161.2. konteineriem un kārbām, kas paredzētas optiskajiem diskiem, filmām un mikrofilmām, – polietilēns, augstblīvuma polietilēns, polipropilēns, poliesteris baltā krāsā, melnā krāsā vai bezkrāsains;

161.3. glabāšanas aprīkojumam – nerūsošs metāls, piemēram, anodizēts alumīnijs, nerūsošs tērauds vai tērauds, kas labi aizsargāts ar pretkorozijas pārklājumu (piemēram, ar lakām, politūru, alvojumu vai plastmasu). Pārklājums nedrīkst izdalīt kaitīgas gāzes – peroksīdus vai oksīdus.

162. Lietas plauktos izvieto atbilstoši glabājamo vienību secībai uzskaites sarakstos. Ja uzskaites sarakstu secību nevar ievērot, veido topogrāfiju (sarakstus par lietu izvietojumu plauktos).

163. Lielformāta dokumentus (lielāki par A3 formātu), mīksta kartona mapēs ievietotus dokumentus, mīkstos vākos iesietas vai iešūtas lietas glabā horizontāli. Iesējumus cietos vākos vai cieta kartona mapē blīvi saliktus dokumentus glabā vertikāli.

164. Lielformāta iesējumus (lielāki par A3 formātu) glabā horizontāli. Tos novietojot vienu uz otra, ņem vērā to svaru, lai nepieļautu pārāk lielu spiedienu uz apakšējo iesējumu un nodrošinātu iespēju tos viegli izņemt un atlikt vietā. Ja lielformāta iesējumus nav iespējams novietot horizontāli, tos glabā vertikāli uz iesējuma muguriņas.

165. Rasējumus glabā izklātus plauktos ar izvelkamām atvilktnēm, kartes glabā pakārtas uz speciāliem rāmjiem vai izklātas (kā rasējumus). Ļoti liela izmēra dokumentus, kurus nevar ievietot aizsargapvalkos vai nevar glabāt izklātus horizontāli, glabā sarullētus uz speciāli izgatavotām pamatnēm.

166. Bukletus, audumu paraugus un tamlīdzīgus nestandarta materiāla dokumentus glabā aploksnēs.

167. Fotodokumentus (fotopozitīvus, fotonegatīvus, diapozitīvus) glabā vertikāli, katru ievietojot atsevišķā neitrāla papīra aploksnē. Fotonegatīvus neglabā rullīšos, glabā sagrieztus loksnēs atbilstoša izmēra aploksnēs. Ja nepieciešams, uz aploksnes norāda saistītās papīra lietas numuru. Lai glabātu fotodokumentus uz stikla pamatnes, izmanto skapjus ar plauktiem, kas sadalīti nišās, vai speciālas kārbas, kurās katrā ir ne vairāk kā 30 negatīvu. Fotoalbumus glabā tāpat kā lielformāta iesējumus.

168. Kinolentes glabā kārbās horizontāli eglītes tipa plauktos. Ja tādu nav, filmu kinolenšu kārbas glabā vaļējos plauktos horizontāli kaudzēs.

169. Videokasetes un audiokasetes glabā vertikāli oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotās kārbās.

170. Magnētiskās lentes, uztītas uz plastmasas spolēm, glabā oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotā kārbā. Līdz 6,25 mm platas lentes glabā vertikāli, bet 16 mm un 35 mm platas – horizontāli.

171. Skaņu plates un to matricas glabā vertikāli. Skaņu plates ievieto neitrāla materiāla aploksnē (piemēram, polietilēna, papīra). To matricas glabā speciālā kārbā, kas nepieļauj matricas pārvietošanos tajā un mehānisku bojājumu rašanos.

172. Mikrofilmu oriģinālnegatīvus glabā polipropilēna, polietilēna vai neitrāla kartona kārbās. Atsevišķus kadrus glabā neitrāla papīra aploksnēs. Mikrofilmas glabā vertikāli uz sānu malas kārbās vai horizontāli eglīšu tipa plauktos. Mikrofišas un džeketus glabā aploksnēs vertikāli.

173. Elektroniskos dokumentus glabā drošos datu serveros, nodrošinot rezerves kopiju veidošanu un glabāšanu.

10. Dokumentu nodošana Latvijas Nacionālajā arhīvā

10.1. Institūciju un privātpersonu dokumentu nodošana valsts glabāšanā

174. Sagatavojot dokumentus nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcija un privātpersona ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņo dokumentu nodošanas datumu un dokumentu apjomu. Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņo dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā nākamajam kalendāra gadam līdz kārtējā gada 1. martam. Vienojoties ar Latvijas Nacionālo arhīvu, institūcija pirms Arhīvu likuma 6. panta pirmajā un otrajā daļā noteiktā termiņa beigām var nodot dokumentus depozitārā glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā saskaņā ar šajos noteikumos noteikto dokumentu nodošanas kārtību, ja institūcija nespēj nodrošināt dokumentu saglabāšanu un tādēļ var notikt dokumentu neatgriezeniska bojāeja, kā arī citos gadījumos.

175. Institūcija vai privātpersona dokumentus kopā ar uzziņu sistēmu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nodod sakārtotus un aprakstītus saskaņā ar šajos noteikumos noteiktajām publisko dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas prasībām. Dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā nodod ar dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktu.

176. Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā par aprakstītu dokumentu nodošanu valsts glabāšanā norāda:

176.1. dokumentu nodošanas pamatojumu;

176.2. institūciju vai privātpersonu, kura nodod dokumentus:

176.2.1. nosaukumu, reģistrācijas numuru un juridisko adresi;

176.2.2. atbildīgās vai pilnvarotās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

176.3. Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kura pieņem dokumentus:

176.3.1. nosaukumu;

176.3.2. atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

176.4. arhīva fonda numuru, fonda, apakšfonda nosaukumu un glabājamo vienību un uzziņu sistēmas hronoloģiskās robežas (gadus), par kurām nodod dokumentus;

176.5. par nododamajiem dokumentiem:

176.5.1. uzskaites sarakstu veidus, nosaukumus un numurus;

176.5.2. glabājamo vienību skaitu katrā uzskaites sarakstā;

176.6. bez glabājamo vienību skaita un fiziskā stāvokļa pārbaudes nodoto un pieņemto glabājamo vienību skaitu, papildus norādot informāciju par šajā skaitā esošajām glabājamām vienībām un to numuriem, kas ir ierobežotas pieejamības dokumenti;

176.7. pēc Latvijas Nacionālā arhīva glabājamo vienību skaita un fiziskā stāvokļa pārbaudes pieņemto glabājamo vienību skaitu Latvijas Nacionālajā arhīvā, norādot informāciju par pārbaudē konstatētajām neatbilstībām (trūkstošo, atrasto glabājamo vienību skaitu un atsauci uz aktu, kurā tas konstatēts, konstatēto tehnisko kļūdu skaitu uzskaites sarakstos), neatbilstību novēršanas termiņu un neatbilstību novēršanas rezultātus.

177. Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā par neaprakstītu dokumentu nodošanu valsts glabāšanā norāda:

177.1. dokumentu nodošanas pamatojumu;

177.2. institūciju vai privātpersonu, kura nodod dokumentus:

177.2.1. nosaukumu, reģistrācijas numuru un juridisko adresi;

177.2.2. atbildīgās vai pilnvarotās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

177.3. Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kura pieņem dokumentus:

177.3.1. nosaukumu;

177.3.2. atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

177.4. arhīva fonda numuru, fonda, apakšfonda nosaukumu un glabājamo vienību un uzziņu sistēmas hronoloģiskās robežas (gadus), par kurām nodod dokumentus;

177.5. par nododamajiem dokumentiem – neaprakstīto glabājamo vienību nosaukumus, apjoma mērvienību (piemēram, lietas, dokumenti, lapas, kilogrami) un apjomu;

177.6. bez glabājamo vienību skaita un fiziskā stāvokļa pārbaudes nodoto un pieņemto glabājamo vienību skaitu, papildus norādot informāciju par šajā skaitā esošajām glabājamām vienībām un to numuriem (ja tādi ir), kas ir ierobežotas pieejamības dokumenti.

178. Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā par elektronisko dokumentu (elektronisko tekstuālo dokumentu, fotodokumentu, skaņas un video dokumentu) nodošanu valsts glabāšanā norāda:

178.1. dokumentu nodošanas pamatojumu;

178.2. institūciju vai privātpersonu, kura nodod dokumentus:

178.2.1. nosaukumu, reģistrācijas numuru un juridisko adresi;

178.2.2. atbildīgās vai pilnvarotās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

178.3. Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību, kura pieņem dokumentus:

178.3.1. nosaukumu;

178.3.2. atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu;

178.4. arhīva fonda numuru, fonda, apakšfonda nosaukumu un glabājamo vienību un uzziņu sistēmas hronoloģiskās robežas (gadus), par kurām nodod dokumentus;

178.5. par nododamajiem dokumentiem:

178.5.1. uzskaites sarakstu veidus, nosaukumus un numurus;

178.5.2. par katru uzskaites sarakstu – glabājamo vienību skaitu, dokumentu skaitu, apjomu, apjoma mērvienību un datnes formātu;

178.6. kopā nodoto un pieņemto glabājamo vienību skaitu, papildus norādot informāciju par šajā skaitā esošajām glabājamām vienībām un to numuriem, kas ir ierobežotas pieejamības dokumenti.