Resolução do Conselho de Ministros n.º 107/2003 — Aprova o Plano de Acção para a Sociedade da Informação, principal instrumento de coordenação estratégica e operacional…

A definição de um único responsável para esta área é tão natural como foi no passado a definição de um único responsável, por exemplo, para a área dos recursos humanos ou das finanças. Esta definição envolve a introdução do cargo de director de Inovação e Conhecimento (designados noutros países como chief information officer ou eChampion) em cada ministério respondendo directamente ao ministro (com eventual delegação a um secretário de Estado) em articulação com a secretaria-geral. Este responsável ficará encarregue dos sistemas de informação e das decisões estratégicas associadas à sociedade da informação e à inovação.

A introdução deste cargo não terá implicações significativas nos encargos salariais de cada ministério uma vez que deverá ser preenchido por funcionários com a categoria idêntica, implicando algum investimento, limitado, em acções de formação.

2.ª prioridade - Definição de uma estrutura orgânica responsável pela sociedade da informação em cada ministério

A articulação dentro de cada ministério deverá ser efectuada por uma estrutura estável com capacidades estratégicas e operacionais composta por:

Conselho de gestão estratégica - com responsabilidades na definição da estratégia e no reporte ao ministro da tutela;

Conselho de gestão técnica - com responsabilidades na tomada de decisões de ordem operacional e técnica e de monitorização da estratégia seguida;

Equipas de gestão operacional - equipas de projecto com responsabilidades na operacionalização da estratégia definida.

3.ª prioridade - Elaboração de um plano estratégico para a sociedade da informação em cada ministério

O grande objectivo é tornar a tecnologia num instrumento de objectivos e não um fim em si mesmo. Para este efeito, cada ministério deverá elaborar um plano estratégico para a sociedade da informação e fazer acompanhar de estudos de viabilidade (ROI e net readiness) os investimentos em tecnologias de informação de valor acima de (euro) 500000, de forma a:

ii) Garantir uma maior eficácia na utilização de recursos;

iii) Facilitar a articulação transversal; e

iv) Promover a monitorização do progresso realizado, aumentando a capacidade de gestão estratégica e a transparência para o cidadão.

Eixo n.º 4 - Reforço da articulação transversal

A articulação entre ministérios é crítica uma vez que a implementação de projectos transversais só é possível através de uma coordenação interministerial. Adicionalmente, é necessário garantir um alinhamento total entre os níveis de actuação central e local.

O reforço da articulação transversal deverá ser alcançado a partir de cinco prioridades:

1.ª prioridade - Reforço da articulação política e estratégica;

2.º prioridade - Reforço da articulação operacional através de estruturas especiais;

3.ª prioridade - Criação de um sistema de gestão integrada da sociedade da informação (GISI);

4.ª prioridade - Coordenação transversal da programação de investimentos (ver nota 18);

5.ª prioridade - Promoção do alinhamento entre os níveis de actuação central e local.

1.ª prioridade - Reforço da articulação política e estratégica

A articulação transversal estratégica será conduzida pela CIIC, pela UMIC e pelo Conselho de Ministros.

À UMIC cabe liderar este processo através da definição da estratégia para a sociedade da informação e inovação em Portugal, nomeadamente com a elaboração dos planos de acção.

A aprovação das estratégias definidas é efectuada nos fóruns próprios, isto é, na CIIC e ou em Conselho de Ministros.

2.ª prioridade - Reforço da articulação operacional através de estruturas especiais

A articulação transversal operacional deriva da necessidade de coordenação e de liderança de acções, medidas e projectos transversais a mais do que um ministério ou organismo.

As acções, medidas ou projectos transversais deverão ser liderados por:

ii) Por uma equipa de projecto interministerial criada para o efeito, com poderes plenipotenciários para a sua implementação, assegurando a representatividade de todos os ministérios;

iii) Uma estrutura especial dedicada para o efeito, no caso de projectos complexos, estruturantes e de duração extensa.

As estruturas especiais são criadas somente quando não há entidades cujas atribuições e ou funcionamento lhes permita assegurar adequadamente o objectivo e a transversalidade requeridos. Estas estruturas são de natureza informal (grupos de trabalho/task forces) ou formal (criadas através de diploma governamental). São estruturas de projecto/missão criadas por períodos temporários de forma a: i) executar um programa/projecto/acção, ii) suprir carências organizacionais; iii) criar novos relacionamentos interdepartamentais, e iv) desenvolver novas competências.

3.ª prioridade - Criação de um sistema de gestão integrada da sociedade da informação (GISI)

É considerado fundamental a existência de um sistema capaz de garantir de forma integrada o desenvolvimento dos projectos no âmbito da sociedade da informação. O sistema de gestão integrada da sociedade da informação (GISI) apresenta-se como ferramenta fundamental para gerir de forma integrada os vários projectos em curso e futuros relacionados com a sociedade da informação. O desenvolvimento e gestão do GISI são da responsabilidade integral da UMIC.

O GISI deverá assegurar articulação a três níveis: estratégico (o projecto enquadra-se, ou não, com a estratégia); organizacional (como aproveita conhecimentos de projectos similares anteriores e interage com outros projectos em curso), e individual (tableu de bord indicando o estado do projecto).

O GISI pretende, assim, responder às dificuldades de gestão, actuando em três vertentes, pretendendo apoiar tanto o Governo na prossecução da estratégia definida para a sociedade da informação, assim como os ministérios facultando informação de grande utilidade para a concepção, execução e solução de financiamento dos seus projectos.

FIGURA 16

Sistema GISI

(ver figura no documento original)

Fonte: UMIC, Fevereiro de 2003.

4.ª prioridade - Coordenação transversal da programação de investimentos

A coordenação transversal na programação dos investimentos para a sociedade da informação é fundamental para a maximização da eficiência de uma política de desenvolvimento da sociedade da informação e eliminação do esforço duplicado. Esta coordenação envolve três aspectos complementares entre si:

ii) Programação orçamental plurianual;

iii) Gestão financeira do grupo de trabalho temático da sociedade da informação.

5.ª prioridade - Promoção do alinhamento entre os níveis de actuação central e local

A articulação entre as actividades dos organismos centrais e locais é fundamental de forma a consolidar recursos nacionais e obter melhores resultados, mais rapidamente. Este esforço de articulação é fundamental devido a dois motivos acrescidos:

A multiplicidade de autarquias requer um esforço coordenado de articulação de objectivos e de recursos de forma a evitar duplicações e criação de sistemas inconsistentes a nível nacional. O processo de descentralização em curso irá aumentar esta necessidade de articulação;

O POSI dispõe de uma elevada capacidade financeira para o eixo cidades digitais, que deve estar absolutamente alinhado com os objectivos nacionais, sob risco de se desperdiçarem fundos avultados em projectos desarticulados com os objectivos nacionais de aumento de competitividade e produtividade, qualificação dos Portugueses, modernização da Administração Pública e do Estado e melhoria efectiva da qualidade de vida dos cidadãos.

De forma a promover a melhor articulação entre o poder local e entre este e os organismos centrais, são definidas as seguintes medidas:

Cada autarquia, associação de municípios e comissão de coordenação (e seu sucedâneo) deverá nomear um responsável para o desenvolvimento da sociedade da informação, que deverá coordenar todas as acções a este respeito bem como representar estas entidades em fóruns de coordenação - esta medida deverá ser discutida com a Secretaria de Estado da Administração Local e com a Associação Nacional de Municípios;

Estes organismos deverão reunir anualmente, em coordenação com a UMIC, de forma a debater e articular os grandes objectivos estratégicos para cada ano;

A UMIC desenvolverá indicadores estatísticos regionais, a aplicar já no final de 2003, de forma a medir a expressão territorial do desenvolvimento da sociedade da informação e o impacte das políticas definidas;

As Regiões Autónomas, as cinco comissões de coordenação regional (e seus sucedâneos) e a Associação Nacional de Municípios deverão ter representação na CIIC. A UMIC deverá realizar uma reunião semestral de articulação estratégica e operacional com cada uma destas entidades;

Tendo em consideração o elevado nível de financiamento disponível e o elevado impacte dos projectos em causa, a UMIC, em articulação com o POSI, deverá criar uma estrutura de projecto que defina continuamente as prioridades do Programa Cidades Digitais de forma contínua e acompanhe a sua implementação.

Eixo n.º 5 - Promoção do envolvimento da sociedade civil e do sector privado

A sociedade civil deverá ser o verdadeiro motor do desenvolvimento da sociedade da informação. Neste âmbito, é objectivo do Governo promover o envolvimento da sociedade civil e do sector privado nas actividades do sector público. Faz parte das incumbências da UMIC (Resolução do Conselho de Ministros n.º 135/2002) a criação do partenariado para a sociedade da informação.

Neste contexto, será benéfico construir parcerias que associem o sector económico privado e a sociedade civil ao sector público. Adicionalmente, o sector público deverá aproveitar a capacidade instalada no sector privado - em termos de soluções e de infra-estruturas tecnológicas, conhecimento, capacidade de gestão e de financiamento.

Para este efeito, a participação do sector privado será promovida através de:

Criação de um partenariado para a sociedade da informação;

Promoção de parcerias público-privadas;

Avaliação e implementação de contratos de outsourcing.

Eixo n.º 6 - Elevado nível de comunicação e reporte

A manutenção de um elevado nível de comunicação e reporte sobre o desenvolvimento da sociedade da informação e governo electrónico é fundamental para a mobilização da sociedade portuguesa e para a responsabilização das entidades envolvidas na condução das políticas.

No que se refere às atribuições da UMIC, o reporte sobre o desenvolvimento da sociedade da informação será estruturado em seis vertentes complementares entre si:

Reporte sobre políticas adoptadas;

Reporte sobre guias normativos;

Reporte de execução das políticas;

Reporte sobre estatísticas da sociedade da informação;

Reporte sobre conhecimento disponível;

Reporte regular (sobre a actividade da UMIC).

Adicionalmente, propõe-se que cada ministério e organismo público mantenha um elevado nível de reporte sobre as suas actividades.

Eixo n.º 7 - Garantia de uma perspectiva evolutiva e apostada na mudança

A introdução de sistemas de informação transforma progressivamente as organizações, colocando novos desafios que vão para além dos aspectos tecnológicos. Por este motivo, a UMIC irá: i) analisar e avaliar constantemente a actualidade e adequação dos organismos públicos vocacionados para apoiar o desenvolvimento da sociedade da informação, e ii) proceder continuamente à sua própria actualização orgânica.

O desenvolvimento da sociedade da informação e do governo electrónico em particular corresponde essencialmente a um desafio organizacional e social. As tecnologias de informação permitem inovar a sociedade, mas não o garantem. Somente as pessoas e as organizações conseguem inovar.

Com a crescente introdução de sistemas de informação, as organizações tendem a apoiar-se progressivamente em redes centralizadas que atravessam as hierarquias e a departamentalização funcional tradicional. Assiste-se, desta forma, à centralização da execução operacional e da administração dos meios e à descentralização da capacidade de gestão e de decisão, tirando partido de economias de escala e criando redes de valor. Exemplos de funções passíveis de serem partilhadas são o aprovisionamento, a gestão de recursos humanos e a contabilidade.

Adicionalmente, o sector público deverá concentrar-se cada vez mais na definição de objectivos estratégicos, nas competências de gestão de contratos e de prestação de serviços na gestão do conhecimento e ir passando a execução de projectos, nomeadamente a concepção e programação de sistemas informáticos.

A UMIC irá proceder a uma avaliação global desta orgânica e a uma avaliação das principais entidades com impacte directo na sociedade da informação, transversais e sectoriais (identificadas no relatório de diagnóstico) e apresentar recomendações sobre a sua evolução.

Adicionalmente, a própria UMIC deverá assegurar a sua constante adaptação orgânica à evolução das suas actividades. Para este efeito, a orgânica da UMIC deverá assegurar internamente as seguintes competências:

Definição estratégica;

Articulação operacional;

Gestão de projectos transversais;

Monitorização e reporte;

Comunicação.

Acções e projectos:

TABELA N.º 2

Sumário de acções a levar a cabo no âmbito da «Liderança e coordenação»

(ver tabela no documento original)

Fonte: UMIC, Fevereiro de 2003.

(nota 1) Em termos práticos, os objectivos da sociedade da informação são:

Ligar digitalmente tudo a todos, i. e., conectividade total (aposta tecnológica);

Desenvolver conteúdos adequados à vivência das pessoas (aposta social e cultural);

Habilitar as pessoas para tirarem o maior proveito da sociedade em que se inserem (aposta formativa e educacional);

Tudo isto, ao menor custo possível (aposta económica).

(nota 2) Uma das principais atribuições da Unidade de Missão Inovação e Conhecimento (UMIC), de acordo com o diploma que a constituiu (Resolução do Conselho de Ministros n.º 135/2002, de 20 de Novembro), consiste na apresentação deste Plano de Acção para a Sociedade da Informação em Portugal, documento que, em conjunto com o Plano de Acção para o Governo Electrónico, traduz a política para o desenvolvimento da sociedade da informação do XV Governo Constitucional. A elaboração deste Plano de Acção foi precedida pela elaboração do relatório de diagnóstico e levantamento da situação actual da sociedade da informação e do governo electrónico em Portugal, produzido pela UMIC no âmbito desta resolução do Conselho de Ministros.

(nota 3) http://www.europa.eu.int/ information_society/ eeurope/ news_library/ documents/ eeurope2005/ eeurope2005_pt.pdf

(nota 4) Este relatório está disponível, na sua versão completa, em www.umic.pcm.gov.pt

(nota 5) O texto aqui apresentado é uma versão reduzida da Iniciativa Nacional para a Banda Larga, documento que aborda de forma exaustiva este eixo e que foi também produzido pela UMIC.

(nota 6) No capítulo 2 do Relatório de Diagnóstico da Situação Actual da Sociedade da Informação em Portugal, produzido pela UMIC, é apresentado um diagnóstico da oferta e da procura de banda larga, fundamentando o enunciado neste parágrafo.

(nota 7) O texto aqui apresentado é uma versão reduzida do Programa Nacional para a Participação dos Cidadãos com Necessidades Especiais na Sociedade da Informação, documento que aborda de forma exaustiva esta prioridade e que também foi elaborado pela UMIC.

(nota 8) A tabela apresentada é um sumário das tabelas descritivas dos projectos apresentados no Programa Nacional para a Participação dos Cidadãos com Necessidades Especiais na Sociedade da Informação.

(nota 9) Relatório disponível em http://www.umic.gov.pt

(nota 10) IETF: Internet Engineering Task Force (http://www.ietf.org) - organização encarregue dos standards técnicos da Internet.

(nota 11) Para além deste Plano de Acção para a Sociedade da Informação foi também definido o Plano de Acção para o Governo Electrónico. No entanto, o Plano de Acção para o Governo Electrónico é parte integrante do Plano de Acção para a Sociedade da Informação, formando com ele um todo coerente. Por este motivo, apresentamos a seguir um pequeno resumo do Plano de Acção para o Governo Electrónico.

(nota 12) V. detalhe desta tabela no Plano de Acção para o Governo Electrónico.

(nota 13) O boletim de voto e a urna são substituídos por um terminal electrónico (com teclado, touch screen ou pointer) que permite ao eleitor indicar o seu sentido de voto. Adicionalmente, o eleitor pode aceder a informação adicional sobre os candidatos e os partidos e organizações políticas que o apoiam, permitindo uma votação mais informada e esclarecida por parte dos cidadãos.

Os votos não são transmitidos em tempo real para um repositório comum de dados, mas sim mantidos nas secções de voto até ao final do acto, sendo então transferidos e totalizados os resultados finais em poucos segundos.

(nota 14) Este sistema deverá assegurar as seguintes características: i) ser totalmente informatizado e centralizado por forma a ter um impacte significativo em termos de dar voz activa aos cidadãos e empresas e de apoiar a Administração Pública a conhecer com actualidade e particularidade os seus clientes; ii) ser um sistema da aferição de qualidade baseado em normas de qualidade pré-estabelecidas; iii) ser baseado numa entrada única e normalizada, que permita a agregação de dados recolhidos; iv) conter um sistema de dados nacionais, segmentados por temas e utilizadores, por forma a permitir várias conjugações de dados e de conclusões; v) ser multicanal - poder ser utilizado através da Internet, no atendimento presencial (o funcionário público preenche directamente no sistema informático, e no atendimento telefónico; vi) os resultados serem publicados regularmente ao grande público, permitindo o conhecimento dos resultados por todos os cidadãos; vii) os resultados darem lugar a medidas de correcção e melhoria.

(nota 15) O Ministério da Agricultura, Desenvolvimento Rural e das Pescas (MADRP) lançou já em 1998 o Sistema de Informação aos Agricultores através das Zonas Agrárias e, em 2002, apresentou um sistema de informação integrado, constituído como um balcão virtual (Sistema de Informação para a Agricultura e Desenvolvimento Rural), dois projectos centrais na melhoria da qualidade dos serviços prestados a todos aqueles cuja actividade profissional se inscreve, de forma directa ou indrecta, neste sector de actividade económica.

(nota 16) Realizaram-se reuniões bilaterais para apresentação da situação actual de cada ministério e análise da importância de cada entidade para o sucesso na implementação da política que consubstancia este Plano de Acção; promoveram-se reuniões multilaterais de acompanhamento do trabalho de produção do Plano de Acção; definiu-se a estrutura do documento e acordou-se num modelo único de apresentação das contribuições ministeriais, em termos dos seus eixos fundamentais: visão e objectivos estratégicos, projectos mais relevantes, factores constrangedores e catalisadores.

(nota 17) Este diploma está disponível no site oficial da UMIC, em http://umic.gov.pt

(nota 18) As primeiras quatro prioridades correspondem à necessidade de reforço da articulação operacional transversal a todo o Governo.